Además de disponer de detallada información sobre las llaves y tipos de llave que tenemos de cada una de nuestras viviendas (más información aquí), es fundamental un control exhaustivo que nos permita conocer en todo momento quién las tiene en su poder, cuándo y a quién se entregaron, etc.

Aquí es donde entra el juego el historial de la llave, del que se muestra un ejemplo en la imagen que sigue.

Como se puede apreciar, en la parte inferior de la ventana se encuentran anotados todos los acontecimientos relacionados con la llave KBM-498 del ejemplo.

Lógicamente, la cantidad de apuntes del historial y su nivel de detalle, van a depender de lo exhaustivo del control que queramos ejercer sobre las llaves. Desde luego, es recomendable hacer una anotación cada vez que entra o sale un juego de llaves por alguna circunstancia. A continuación se muestran algunos ejemplos:

• Pérdidas
• Creación de duplicados
• Entrega y devolución al personal técnico para atención de una incidencia
• Entrega y devolución a proveedores
• Entrega y devolución a gobernanta, empresas de servicios, equipos de limpieza, etc.
• Entrega y devolución de llaves al propietario

A continuación se detalla la finalidad de cada uno de los campos que tenemos disponible en un apunte del historial:

Fecha y hora
Guarda el momento del hecho que se está registrando (entrega, devolución, etc.)

Anotación
Breve descripción del hecho que se está registrando

Empl./Proveed
Si está implicado un empleado o proveedor de servicios de los que tenemos disponibles en el fichero de empleados/proveedores, podremos especificarlo en este campo (a través del botón de selección que hay a la derecha del control).

Otras personas
Este campo está destinado a anotar el nombre de otras personas que pudieran estar relacionadas con el acontecimiento que se está registrando. En el caso del ejemplo, aunque se están indicando el proveedor al que se le entrega la llave, en el campo “Otras personas” se ha indicado a qué persona en concreto.

Movimiento
Un valor negativo indicará que estamos entregando llaves y un valor positivo que las estamos tomando o recuperando.

Observaciones
Esta campo permite, si fuera necesario, ampliar la información sobre el apunte que se está haciendo, más allá de lo que especifiquemos en “Anotación”.

Devolución pendiente
Esta casilla juega un importante papel. Al marcarla, estamos indicando explícitamente que las llaves que estamos entregando han de ser devueltas. Una vez que la devolución se produce, lógicamente, conviene desmarcar esta casilla.

En la mayoría de las entregas o salidas de llaves habrá que marcar esta casilla, pero hay situaciones en las que no, por ejemplo, cuando se devuelven todas las llaves al propietario, cuando es un extravío,…

En principio no, ese control se puede ejercer en los check-in / check-out del cliente. De todos modos, al pie de la ventana de historial se nos indica si un cliente está en poder de algún juego de llaves.

Con el objeto de disponer de un documento firmado por la persona a la que se le hace una entrega, tenemos el parte de entrega de llaves. Para imprimirlo no hay más que hacer clic sobre el botón que se indica en la siguiente imagen:

El parte impreso tiene el siguiente aspecto:

Directamente, desde la ventana del historial de llaves tenemos acceso a algunos informes.

Seguramente le resultarán útiles, pero si su empresa tiene el servicio de soporte, no dude en solicitar los informes que necesite para optimizar al máximo su gestión de llaves.

Para controlar los gastos relacionados con las llaves, lo recomendable es crear unos tipos de gasto (+info) específicos para ello. Podrían estar en la línea de los siguientes:

• Copias de llaves
• Sustitución de bombín
• Asistencia cerrajero

Todos ellos etiquetados (+info) con, por ejemplo, la etiqueta “LLAVE” para luego facilitar la obtención de informes sobre esta área en concreto.

Y luego, por supuesto, anotar los gastos que se van produciendo tal y como se describe en Gastos