Gestionando incidencias a través de los servicios

A través de los servicios, podemos gestionar incidencias o imprevistos de todo tipo (averías, emergencias, etc). Se pueden hacer varios planteamientos, pero a continuación se explica uno que resuelve bien estas situaciones. Se ha dividido en dos partes:

• Creación y parametrización de los servicios (lo hacemos una vez)
• Gestión de la incidencia (los hacemos cada vez que se produzca una)

Creamos dos servicios, uno llamado “Incidencia PENDIENTE” y otro llamado “Incidencia atendida”. Esto se hace desde la opción “Servicios”→“Tipos y parametrización”

Estos dos servicios tienen que estar activos para que poder trabajar con ellos, pero no queremos que nos aparezcan de forma automática cuando hacemos reservas, por lo que la parametrización debe ser como la siguiente:

Como se puede apreciar en la imagen de arriba, también se ha activado la casilla “Aviso en pantalla al inicio”. Esto es especialmente importante en el caso que nos ocupa, ya que de este modo, cuando llegue el día en el que hay que atender la incidencia, el programa se encargará de recordárnoslo.

Imaginemos, a modo de ejemplo, que un cliente nos llama porque se le ha estropeado el aire acondicionado. A continuación se detalla cómo proceder para la gestión completa de esta situación.

Supongamos que el técnico encargado del aire acondicionado puede acudir pasado mañana a atender la avería. Lo que haríamos sería añadir un servicio, pasado mañana, en el alojamiento del cliente que nos ha notificado el problema.

Es muy sencillo, basta con seguir las indicaciones de esta página, pero eligiendo el servicio “Incidencia PENDIENTE” que tenemos creado en nuestro sistema.

El resultado será algo parecido a lo que ese muestra en la imagen de abajo: tendremos nuestro servicio en el planning y, al parar el ratón sobre él, nos aparecerá pequeño cartel con el texto “Incidencia PENDIENTE” en la parte inferior

Hacemos [Alt]+Clic sobre el indicador de servicio para editarlo y, de este modo, completar la información referente a la incidencia. Siguiendo con el ejemplo, lo importante en este caso será describir la incidencia y establecer quién o qué empresa de servicios se va a hacer cargo.

El personal y los proveedores de servicios se crean, editan, etc. desde “Archivo”→“Empleados / Proveedores”.

Cuando llegue el día en el que hay que atender la incidencia, nada más abrir Turigest, junto con un sonido, una ventana nos lo recordará.

Los avisos que se muestran en esta ventana son editables mediante doble clic y se pueden imprimir en forma de informe mediante el botón de herramientas (el del engranaje).

Se hacen las tareas que procedan y, una vez que la incidencia ha sido atendida, volvemos a editar el servicio mediante [Alt]+Clic y hacemos tres cosas:

• Cambiamos el servicio de “Incidencia PENDIENTE” a “Incidencia atendida”
• Establecemos quién o qué empresa ha prestado finalmente el servicio
• Completamos (si procede) la información en el campo “Observaciones”

En caso de que de la gestión de la incidencia se haya derivado algún tipo de gasto, directamente desde la ventana del servicio tenemos la posibilidad de hacer la correspondiente anotación de gasto

En la ventana de anotación del gasto podemos especificar de qué tipo es (p.e. “Reparación), detallar en qué ha consistido, su importe y si se va a repercutir el gasto al propietario.