Fotos, selfies y documentos

Como informa este artículo con fecha 17/05/2023 (versión PDF), la Agencia Española de Protección de Datos puede sancionar severamente a las empresas de alquiler vacacional que recaben información excesiva de los huéspedes.

La sanción detallada en el artículo establece que los datos que se solicitan a los inquilinos (necesarios para cumplir con normativas como la notificación del parte de viajeros al Ministerio del Interior o los Cuerpos y Fuerzas de Seguridad del Estado) NO DEBEN INCLUIR SELFIE, NI IMÁGENES DEL DOCUMENTO DE IDENTIDAD, por lo que obligar a los huéspedes a que faciliten estos documentos no es legal.

En particular, el artículo 5.1.c del RGPD al que se hace referencia, establece el principio de minimización de modo que los datos personales serán “adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario en relación con los fines para los que son tratados”.

Por lo expuesto arriba, el sistema de check-in online de Turisoft no solicita (ni nunca lo ha hecho) fotografías del documento de identidad, y recomendamos replanteárselo si se está usando algún otro sistema que sí lo requiera.

La captura de selfies de los huéspedes, aunque no era obligatoria y casi ninguna empresa usuaria del CIOL la tenía activada, se ha suprimido definitivamente, cumpliendo así con el artículo 5.1c del RGPD mencionado arriba.

El servidor que aloja el servicio de check-in online (CIOL) tiene como única finalidad proporcionar a los proveedores de alquiler vacacional un medio para la obtención de los datos de los huéspedes, con el objetivo de que dispongan de la información necesaria para la prestación de sus servicios y el cumplimiento de las normativas vigentes, como son la notificación de los partes de viajeros al Ministerio del Interior o a los Cuerpos de Seguridad del Estado.

Dado el carácter temporal del servicio de check-in online para una reserva dada, todos los datos proporcionados por los huéspedes, incluyendo sus firmas, son eliminados definitivamente del servidor de CIOL transcurridos 100 días a contar a partir del día de salida de la reserva, asumiendo que el proveedor del alquiler ya dispone de esta información y quedando la gestión de la misma bajo su responsabilidad.

Los dos párrafos anteriores están visibles en todo momento al pie del formulario de CIOL, para que los huéspedes estén informados sobre ello.

Este sistema, ofrecido por Turisoft a sus usuarios de Turigest, extrae la información de los documentos de identidad (número, nombre, apellidos, etc.) para no tener que introducirlos manualmente, pero también posibilitaba guardar en la ficha del inquilino de Turigest el documento original escaneado y la fotografía del titular del mismo.

Aunque el uso de esta funcionalidad (que era opcional) de conservación de documento y fotografía era minoritario, se ha suprimido partir de la versión 12.16 de Turigest, limitándose el programa a extraer los datos del titular.

Se ha incorporado una opción para eliminar los documentos, fotografías y selfies que el programa pudiera tener almacenados del pasado. Se encuentra en la ventana de gestión de inquilinos (“Archivo”→“Inquilinos”), como se muestra en la imagen siguiente:

Entendemos que los usuarios del servicio de escaneo de documentos, o del CIOL con captura de selfie , deben actualizar Turigest (+info) si su versión estuviera por debajo de la 12.16, y ejecutar la opción indicada en el párrafo anterior.

También es recomendable utilizar la opción “Herramientas” > “Eliminar documentos vinculados huérfanos”, de modo que, cualquier fichero vinculado que haya “perdido” el vínculo, es decir, que ya no esté asociado a ningún inquilino, propietario, etc., sea eliminado. Esa situación, aunque no es frecuente, puede darse en caso de haber sufrido incidencias con la base de datos de Turigest. También en los usuarios del CIOL, ya que hasta la corrección de un bug en la versión 12,15, se podían descargar varias veces los ficheros de firmas de los huéspedes.

ATENCIÓN, MUY IMPORTANTE: Si no tenemos contratado el servicio de backup online de Turisoft, es más que recomendable hacer una copia temporal de las carpetas Data1 y DocData1 de Turigest por si se produjera alguna incidencia o imprevisto en los procesos de purga. Esto nos permitiría, llegado el caso, subsanar cualquier pérdida de datos indeseada.

Si no dispone del servicio de actualización de Turigest, o por alguna razón no quiere actualizarlo, puede desactivar la captura de imágenes del escáner de documentos desmarcando las casillas siguientes accesibles desde “Herramientas” > “Opciones”

Desde el 06/06/2023, la captura de selfies está desactivada para todos los usuarios del CIOL, con independencia del valor que tengan establecido en la casilla de la imagen de abajo que, hasta esa fecha, permitía activar o desactivar esta funcionalidad.

Al no tener ya efecto, las casillas señaladas en las dos imágenes de arriba se han suprimido desde la versión 12.16 de Turigest.

Dado que muchos sistemas de software, como la lectura/escaneo de documentos de identidad y el check-in online, existen desde antes del desarrollo de ciertas normativas y de que se siente jurisprudencia sobre ellas, Turisoft recomienda a sus usuarios que se asesoren a nivel legal sobre el adecuado uso de estos servicios en su caso particular, eludiendo Turisoft toda responsabilidad al respecto.

Palabras clave: CIOL, selfie, selfies, escáner, DNI, identidad

Turigest 12.16