Nomenclatura: en adelante, para simplificar y facilitar la lectura de la documentación, nos referiremos al sistema de check-in online con el acrónimo CIOL.

El CIOL tiene como finalidad permitir a nuestros huéspedes proporcionar sus datos personales de forma anticipada, a través de su teléfono móvil, ordenador o tablet.

Generalmente, al hacer una reserva, el cliente facilita los datos básicos del huésped principal, es decir, del que hace la gestión de reserva. Los datos del resto de ocupantes (que pueden ser muchos), quedan pendientes y, generalmente, son recabados el día de entrada. Esto puede generar incómodas esperas, sobre todo en temporada alta cuando muchas entradas se concentran en un mismo día.

En el caso de que el check-in se realice en el propio alojamiento y no en nuestras oficinas, haber obtenido de forma anticipada los datos de los huéspedes a través del CIOL, nos permitirá portar los partes de viajeros ya impresos y solo pendientes de la firma.

Si se quiere, también se puede incluir automáticamente la firma hológrafa del cliente. Hay información detallada sobre esto en esta página.

El sistema de CIOL se caracteriza principalmente por la sencillez de uso, tanto para los huéspedes como para los gestores de Turigest. Los primeros dispondrán de un interfaz muy amigable y los segundos no tienen que hacer prácticamente ningún trabajo adicional al actual.

Conceptualmente el funcionamiento es simple. Turigest genera un enlace (URL) que se facilita al huésped, y este rellena un formulario cuya información es tomada automáticamente por Turigest.

A continuación se explica de forma más pormenorizada.

Cuando se crea una reserva en Turigest (directamente en el planning o desde la bandeja de entrada), se activa el acceso al sistema de CIOL para esa reserva. Esto quiere decir que dispondremos de una URL que podremos facilitar a nuestro cliente (e-mail, WhatsApp, SMS…) para que pueda completar su información personal y la del resto de ocupantes. Todo ello sin necesidad de registrarse en ningún sistema y sin necesidad de instalar ninguna APP en su móvil.

Con esa activación inicial, se trasladan desde Turigest al CIOL una serie de datos básicos de la reserva y del inquilino principal. En concreto son el localizador, las fechas de entrada y salida, el número de adultos, el número de niños. También, en caso de que se haya especificado en la vivienda, se trasladará la URL de ubicación del alojamiento.

Del inquilino principal se trasladan el correo electrónico, nombre, apellidos, dirección, localidad, código postal, provincia, y país de residencia. También la fecha de nacimiento, e-mail, teléfono móvil, sexo y datos del documento de identidad (número, fecha de expedición y país). Por último, también el idioma si se ha especificado.

Lo más cómodo es utilizar las plantillas de correo electrónico o SMS (ver apartado 5 de esta documentación). También se puede utilizar WhatsApp o WhatsApp Web y copiar la URL en este.

Si se prefiere obtener la URL del CIOL de una reserva para poder utilizarla con libertad en cualquier documento, medio o soporte, en el apartado 4.2 se explica cómo hacerlo.

En lugar de la URL directa, el huésped podrá utilizar el formulario general de acceso al CIOL e introducir su localizador y dirección de correo electrónico.

También se puede utilizar WhatsApp Web y copiar la URL en éste.

Este formulario de acceso es el que se abre según explica en el apartado 3.1. Respecto al localizador, es interesante consultar el apartado 6.

Como se menciona más arriba, con una URL y sin necesidad de registrarse en ningún sistema ni instalar ninguna APP en su móvil, los huéspedes podrán proporcionar su información personal.

Cada ocupante, ya sea adulto o niño, tiene una pestaña asignada para sus datos. Si se varía el número de adultos y/o niños en la reserva en Turigest, automáticamente se actualizará en el formulario del CIOL del cliente apareciendo más o menos pestañas, acorde con el nuevo número de ocupantes.

Si se disminuye el número de inquilinos en TURIGEST desaparecerán en el CIOL los datos facilitados, siendo el último huésped el primero en ser eliminado.

Cada vez que un huésped de esta reserva cambie algún dato en su CIOL, estos serán recogidos por Turigest de forma automática, y Turigest nos informará de ello en un apartado de la parte inferior de la ventana del programa.

Los datos concretos que Turigest toma del sistema de CIOL son: nombre, apellidos, dirección, localidad, código postal, provincia, país, sexo, fecha de nacimiento, correo electrónico, teléfono móvil, número del documento de identidad, tipo de documento (pasaporte, DNI…), fecha de expedición y país del documento.

Los campos que el huésped haya dejado en blanco en CIOL no tendrán efecto en Turigest, es decir, si algún dato del inquilino ya está en Turigest y ese dato permanece en blanco en el formulario de CIOL, el dato no se perderá en Turigest.

En el resto de los campos, los datos de Turigest serán sobreescritos por lo que el huésped haya puesto en el formulario online en su último acceso.

El sistema de CIOL también permite capturar la firma hológrafa de los huéspedes [ +info ].

Si no se quiere que los huéspedes cambien más información, se puede cerrar el CIOL de la reserva con la opción habilitada para ello en la ventana de reserva y que se explica más abajo en el apartado 4.3.

Después de hecha la reserva, solo se trasladará información de Turigest al CIOL si se hacen cambios en la reserva. En concreto los datos que se actualizan son el localizador, las fechas de entrada y salida, el número de ocupantes, el correo electrónico del inquilino principal y el idioma de este si se ha especificado.

Accesibles desde “Check-in/out” > “Check-in Online (CIOL)”.

Abre un navegador con la web del CIOL, por ejemplo, checkin.midominio.com

Si alguna reserva de Turigest no se encontrara publicada, es decir, no estuviera todavía disponible para el huésped en el sistema de CIOL, este proceso se encarga de que lo esté.

Esta operación solo suele ser necesaria al activar por primera vez el sistema de CIOL para publicar (activar el CIOL) de todas aquellas reservas con fecha de entrada se encuentre a partir de hoy.

En realidad, una vez el CIOL está activo, cada vez que se hace una reserva en Turigest, esta queda inmediatamente disponible para los huéspedes en el CIOL (siempre que la fecha de entrada no se anterior a hoy, es decir, ya haya pasado).

IMPORTANTE: a las reservas que se publiquen en el CIOL que no tengan especificado un localizador, se les asignará automáticamente uno siguiendo la notación que se detalla más abajo en el apartado 6.

Este proceso toma los datos que los huéspedes hayan introducido a través del sistema de CIOL y que Turigest todavía no haya descargado.

En general, esta es una operación que se realiza de forma automática sin que se requiera intervención del usuario.

En la ventana de reserva hay un menú específico para gestionar todo lo relacionado con el CIOL.

Abre un navegador con el enlace que emplearía el huésped para acceder directamente a su formulario de Check-in Online sin tener que introducir dato alguno (e-mail, número de reserva, etc.).

La URL empleada en la opción anterior se copia directamente en el portapapeles sin abrir ningún navegador.

Es una URL del tipo https://checkin.dominio.com/id/y69c5b07bd20f97bc397bfb67e3aae5a0a6e7be61963a99ecec3710d5a98c120

Hace que los huéspedes dejen de poder acceder al sistema de CIOL para aportar o modificar datos. Es importante tener en cuenta que no se trata de una cancelación, sino de un cierre de acceso a la reserva.

En caso de que el acceso al CIOL de la reserva se haya cerrado mediante la opción anterior, con esta opción se le vuelve a activar el acceso.

Abre un navegador con la web del CIOL, por ejemplo, checkin.midominio.com.

En principio las reservas cuya fecha de entrada es pasada, es decir, anterior a hoy, no se crean ni actualizan en el sistema de CIOL desde Turigest. Si por alguna razón, fuera necesario, podemos recurrir a esta opción que publicará la reserva en CIOL con independencia de fechas o cualquier otra circunstancia.

En un momento dado, también puede ser útil el forzado de la publicación en CIOL si la reserva no existiera por causa de alguna incidencia o irregularidad.

El enlace para que el huésped pueda acceder directamente a su formulario de Check-in Online sin tener que introducir dato alguno (e-mail, número de reserva, etc.) , se puede incluir en las plantillas para correo electrónico, SMS y documentos de Word.

Los campos (disponible como todos los demás en “SMS” > “Consultar campos disponibles”, “E-mail” > “Consultar campos disponibles” y “Word” > “Consultar campos para plantillas”) son

• ResCheckinOnline
• ResCheckinOnlineIni
• ResCheckinOnlineFin

En el caso del correo electrónico, para crear un enlace a la URL del CIOL de una reserva, los campos se deben utilizar del siguiente modo:

Ejemplo para las plantillas en español:
{{ResCheckinOnlineIni}}clic aquí{{ResCheckinOnlineFin}}

Ejemplo para las plantillas en inglés:
{{ResCheckinOnlineIni}}click here{{ResCheckinOnlineFin}}

En los SMS y documentos de Word se debe emplear el campo {{ResCheckinOnline}}, que será sustituido por una URL del tipo https://checkin.dominio.com/id/r69c5b07bd20f97bc397bfb67e3aae5a0a6e7be61963a99ecec3710d5a98c120

En caso de que el huésped acceda al sistema de CIOL vía formulario (y no con una URL directa), necesitará su número de reserva (localizador) y la dirección de correo electrónico con la que la realizó.

Por ello, si al hacer la reserva en Turigest no se especifica un localizador, es decir, el siguiente campo se mantiene vacío,

el sistema le asignará automáticamente un localizador de la forma TLOC-n, donde n es el número de reserva en Turigest.

Si la reserva procede de ROL (Reservas Online) o del Channel Manager al que está conectado el software de Turisoft, el localizador ya tendrá asignado un valor.

Al cancelar una reserva en Turigest, esta pasa a estar automáticamente cancelada en el CIOL, con lo que dejará de estar accesible a los huéspedes.

Si en Turigest se restaura la reserva, entonces el formulario de CIOL volverá a estar activo para que los huéspedes puedan introducir datos.

Para que los usuarios de su sistema CIOL puedan conocer en todo momento su política de privacidad y/o de cumplimiento del RGPD (Reglamento General de Protección de Datos), deberá facilitar a soporte@turisoft.com el texto (o textos si lo quiere mostrar en diferentes idiomas) para así activar los correspondientes enlaces en el formulario de CIOL.

Desde “Herramientas” > “Opciones” > “Check-in Online” se pueden configurar algunos aspectos del comportamiento de Turigest con el CIOL.

Si por alguna razón (p.e. una indicación del equipo de soporte de Turisoft) necesita desactivar la actualización de datos de los huéspedes, puede marcar esta casilla.

Si está marcada, aunque el huésped modifique online sus datos a través del formulario del CIOL, estos datos no serán recogidos por Turigest.

Cuando se desmarque la casilla todas los huéspedes pendientes de actualizar en Turigest serán puestos al día.

Permite establecer que la firma capturada a través del CIOL se incluya automáticamente en la versión impresa del parte de viajeros.

Dispone de información detallada aquí.

El sistema de seguridad que protege la interacción de Turigest con el CIOL, requiere que el sistema de CIOL ubicado físicamente en la España peninsular esté en concordancia de horario con Turigest.

Si por estar ubicado en las Islas Canarias o en otra zona horaria su hora no fuera la oficial de España peninsular, deberá especificar la diferencia en este campo:

En el caso de Canarias, por ejemplo, el valor sería 60.

Más detalles sobre esto en esta página.

Las dos primeras casillas del recuadro rojo establecen si a los huéspedes se les pedirá su firma y su fotografía.

La funcionalidad de toma de selfies fue eliminada por las razones que se exponen en este este documento.

Cuando al huésped se le facilita el enlace directo a su CIOL, el idioma con es que se muestra es el que está establecido en Turigest como idioma del inquilino.

El del desplegable de la imagen de arriba, es decir, el que se especifica por defecto, será el que se emplea al acceder al formulario principal de login del CIOL, es decir, al siguiente:

Como el que se puede ver en https://checkin.turisoft.com/.

Si se cambia el inquilino principal de una reserva, este cambio se refleja de forma inmediata en el CIOL: el antiguo inquilino principal es eliminado y se genera uno nuevo con los datos del nuevo inquilino que se ha creado o asignado a la reserva de Turigest.

Si un determinado huésped figura como inquilino principal en varias reservas de Turigest, los cambios en los datos que el huésped haga en el formulario del CIOL, al ser tomados por Turigest, lógicamente, afectarán a todas las reservas con ese inquilino.

Enlaces de interés:

• Firma en el Check-in Online
• Selfie en el Check-in Online
• Indicadores visuales Check-in Online
• Seguimiento Check-in online

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Turigest 10.09